أصدر قطاع المعاهد الأزهرية تعليمات مهمة بشأن تسجيل الاستمارات الإلكترونية للابتدائية والإعدادية الأزهرية ومراجعتها واعتمادها وتسليمها، وجاءت أبرز التفاصيل كالتالي: أولا: مواعيد التقديم والتسليم ▪️ فتح باب التقديم للاستمارات الإلكترونية اعتبارا من الخميس 22 أكتوبر 2026 حتى الخميس 19 نوفمبر 2026. ▪️ الموعد المحدد لانتهاء إجراءات تسليم الاستمارات الإلكترونية هو الخميس 3 ديسمبر 2026. ▪️ تتولى إدارة الامتحانات بالمنطقة التنسيق مع الإدارات التعليمية والمعاهد لاستلام الاستمارات والاستعداد لإجراءات الامتحانات وإعداد أرقام الجلوس. ثانيا : اسم المستخدم وكلمة المرور ▪️ يتولى مسؤول شؤون الطلاب بالمعهد إعداد اسم المستخدم وكلمة المرور لكل طالب من خلال برنامج شؤون الطلاب. ▪️ إعداد كشوف بأسماء الطلاب الذين سددوا مبلغ 100 جنيه مقابل خدمات استمارات الشهادات العامة، وفقا للمنشور رقم (7) لسنة 2025، واعتمادها من شيخ المعهد وتسليمها إلى مسؤول التحول الرقمي. ▪️ يتولى مسؤول شؤون الطلاب تسليم الطلاب بيانات الدخول ورابط الاستمارة الإلكترونية، مع توضيح خطوات التسجيل والطباعة وحفظ البيانات. ثالثا : تسجيل الاستمارة الإلكترونية يدخل الطالب أو ولي أمره إلى بوابة شؤون الطلاب من خلال الرابط التالي: https://azhar.gov.eg/StudentsGate ثم يلتزم بما يلي: ▪️ مراجعة البيانات الشخصية وتحديثها والتأكد من صحتها. ▪️ رفع صورة شخصية حديثة مقاس 4×6 بخلفية بيضاء، مع طباعة اسم الطالب والرقم القومي أسفل الصورة. ▪️ طباعة الاستمارة بعد التأكد من صحة البيانات، والتوقيع عليها وتسليمها إلى مسؤول شؤون الطلاب بالمعهد. ▪️ يحتفظ مسؤول شؤون الطلاب بالكشوف وبيانات الدخول للرجوع إليها عند الحاجة. رابعا : مراجعة الاستمارات وتصحيح الأخطاء ▪️ يراجع مسؤول شؤون الطلاب بيانات الاستمارة الإلكترونية ويطابقها مع بيانات الطالب في ملفه بالمعهد، ويتأكد من أن الصورة المرفقة تخص الطالب نفسه. ▪️ تتم طباعة كشوف (2 ج) لكل نوع من الطلاب على حدة، ثم مراجعتها واعتمادها وختمها. ▪️ في حالة وجود خطأ في البيانات، يتولى مسؤول التحول الرقمي تصحيحه على البرنامج، ثم تُطبع استمارة جديدة صحيحة، وتُراجع وتُوقَّع من الطالب، وتُستكمل بقية إجراءات التقديم. خامسا : الرسوم والمدفوعات والطوابع ▪️ سداد مبلغ 100 جنيه مقابل خدمات استمارات الشهادات العامة للطلاب المتقدمين للشهادتين الابتدائية والإعدادية، وفقا للتعليمات الواردة بالمنشور. ▪️ التأكد من صحة المدفوعات قبل تسليم الاستمارات إلى المنطقة الأزهرية، وإرفاق إيصال السداد بالاستمارة. ▪️ إلصاق الطوابع المقررة على كل استمارة، وهي: - عدد 5 طوابع دمغة فئة 30 قرشا أو ما يعادلها. - عدد 2 طابع تنمية موارد. سادسا : الصور الشخصية والمستندات المطلوبة ▪️ إرفاق 4 صور شخصية حديثة مقاس 4×6 بخلفية بيضاء، وفقا للتعليمات الواردة بشأن الاستمارة. ▪️ طباعة اسم الطالب والرقم القومي أسفل الصور، والتأكد من مطابقتها للبيانات الرسمية. ▪️ مراجعة الاسم كاملا والرقم القومي من واقع شهادة الميلاد، والتأكد من صحة اللغة والجنسية، ومراجعة المذهب بالنسبة لطلاب الشهادة الإعدادية. ▪️ استكمال الأختام المطلوبة على الاستمارة والصور وفقا للتعليمات الرسمية، بما يشمل خاتم المعهد وخاتم المنطقة في المواضع المحددة. سابعا : مسؤوليات شيخ المعهد ولجنة المراجعة ▪️ تشكيل لجنة من المدرسين والإداريين الأكفاء لمراجعة الاستمارات الإلكترونية وكشوف (2 ج) وشهادات الميلاد والمستندات المحفوظة بملفات الطلاب. ▪️ التأكد من صحة جميع البيانات ومطابقتها للمستندات الرسمية. ▪️ توقيع أعضاء اللجنة على الاستمارات والكشوف واعتمادها من شيخ المعهد. ▪️ إثبات أي كشط أو تصويب في البيانات والتوقيع عليه واعتماده وفقا للتعليمات، مع الاحتفاظ بالمستندات للرجوع إليها عند الحاجة. ▪️ التأكد من سداد الرسوم واستكمال الطوابع والأختام والتوقيعات قبل تسليم الاستمارات. ثامنا : حصر أعداد الطلاب ▪️ إعداد إحصاء عددي بإجمالي أعداد الطلاب المتقدمين للامتحان. ▪️ مطابقة الإحصاء العددي للبيانات الواردة بكشوف (2 ج)، والتأكد من عدم وجود اختلاف في الأعداد. تاسعا : الطلاب المتقدمون من الخارج ▪️ يتقدم الطالب الراغب في دخول امتحان الشهادة الابتدائية أو الإعدادية من الخارج بطلب إلكتروني. ▪️ يتم سداد الرسوم المقررة بعد موافقة المعهد والمنطقة الأزهرية. ▪️ تبدأ الموافقات من بداية العام الدراسي وتنتهي مع بداية امتحانات الدور الثاني، وتشمل الحالات المشار إليها في التعليمات من الطلاب المجندين والمسجونين. عاشرا : مسؤوليات المنطقة الأزهرية ▪️ تتولى رئاسة المنطقة إبلاغ المعاهد التابعة بجميع التعليمات بصورة عاجلة، ومتابعة تنفيذها بدقة وعناية، مع مراعاة المصلحة العامة ومنع التلاعب. ▪️ تتولى إدارة الامتحانات بالمنطقة التنسيق مع الإدارات التعليمية والمعاهد بشأن آلية استلام الاستمارات. ▪️ تشكيل اللجان اللازمة لمراجعة الاستمارات والكشوف واعتمادها قبل تسليمها إلى الكنترولات. تنبيهات مهمة للمعاهد والطلاب 1 - الالتزام بالمواعيد المحددة للتسجيل والتسليم. 2 - مراجعة البيانات بدقة قبل الطباعة لتجنب الأخطاء. 3 - عدم إغفال إيصال السداد والطوابع والصور والمستندات المطلوبة. 4 - التأكد من اكتمال التوقيعات والأختام والاعتمادات قبل التسليم. 5 - الالتزام بالتعليمات الرسمية الصادرة عن قطاع المعاهد الأزهرية، والرجوع إلى المنشور الأصلي عند مراجعة التفاصيل المالية والإدارية.
